Żeby posortować dane w Excelu i nie pomieszać wierszy, obejmij sortowaniem wszystkie kolumny należące do tego samego zestawienia. Nazwisko, projekt i kwota muszą przemieszczać się razem. W przykładzie uporządkujemy sześć zapisów według projektu, a w każdym projekcie od największej kwoty do najmniejszej.
To instrukcja dla klasycznego Excela w Windows. Nazwy poleceń mogą nieznacznie różnić się między wersjami. Niżej znajdziesz plik do samodzielnej próby i powiększane podglądy jego zawartości. Podglądy są renderami arkuszy, nie zrzutami interfejsu Excela.
Najpierw sprawdź, co należy do jednego wiersza
W ćwiczeniu zapis R-01 — Beta — Anna Nowak — 240 zł jest jedną całością. Po sortowaniu może znaleźć się niżej, ale nadal musi łączyć tę samą osobę, projekt i kwotę. Gdy przestawisz tylko nazwiska, zestawienie może wyglądać wiarygodnie, choć będzie przypisywać pieniądze niewłaściwym osobom.
Zrób kopię pliku. W arkuszu „Do sortowania” mamy cztery kolumny, nagłówki w wierszu 1 i sześć rekordów w wierszach 2–7. Nie ma scalonych komórek, pustych wierszy między zapisami ani sumy pod tabelą. Dzięki temu zakres ćwiczenia jest jednoznaczny: A1:D7.
Ustaw sortowanie według dwóch kolumn
W naszym przykładzie wykonaj poniższe kroki. Odpowiadają mechanizmowi sortowania wielopoziomowego opisanemu w dokumentacji Microsoft.
- Otwórz arkusz Do sortowania i zaznacz A1:D7.
- Wybierz Dane → Sortuj. Zaznacz opcję Moje dane mają nagłówki, aby wiersz z nazwami kolumn nie trafił między rekordy.
- W pierwszym poziomie wybierz kolumnę Projekt, sortowanie według wartości komórek i kolejność od A do Z.
- Kliknij Dodaj poziom. Wybierz Kwota (zł), wartości komórek i kolejność od największej do najmniejszej.
- Sprawdź kolejność poziomów i zatwierdź przyciskiem OK.
Pierwsze kryterium ma pierwszeństwo. Najpierw powstaje grupa Alfa, potem Beta. Dopiero wewnątrz każdej grupy liczy się kwota. Dlatego 80 zł z projektu Alfa znajdzie się przed 240 zł z projektu Beta. To poprawny wynik tych ustawień.
Jeśli potrzebujesz tylko jednej kolumny, wystarczy jeden poziom, na przykład kwota malejąco. Szybkie polecenia A–Z i Z–A również zmieniają kolejność; krótka instrukcja Microsoft opisuje ten wariant. W ćwiczeniu używamy okna Sortuj, żeby oba kryteria były widoczne jednocześnie.
Porównaj wynik po identyfikatorach
Po wykonaniu ćwiczenia kolejność w kolumnie A powinna być następująca: R-04, R-02, R-06, R-01, R-05, R-03. Sprawdź też cały rekord R-01. Anna Nowak nadal ma należeć do projektu Beta i mieć kwotę 240 zł — teraz w piątym wierszu arkusza, licząc nagłówek.
Sama suma kwot nie wystarczy do kontroli. Po pomieszaniu nazwisk suma nadal mogłaby wynosić tyle samo. W tym małym pliku porównaj wszystkie sześć powiązań ID–projekt–osoba–kwota. Przy dużym zestawieniu zachowaj oryginał i porównuj rekordy po unikalnym identyfikatorze.
Pobierz plik i przećwicz inną kolejność
Plik do ćwiczenia
Sześć rekordów i wzorzec wyniku
XLSX zawiera arkusz „Do sortowania” i statyczny arkusz „Wynik”. Wszystkie dane są fikcyjne. Plik nie zawiera makr. Instrukcję zweryfikowano w dokumentacji Microsoft, a dane i wzorzec sprawdzono narzędziami plikowymi, bez sterowania aplikacją Excel.
W drugiej próbie zmień pierwsze kryterium na kwotę malejąco i usuń poziom projektu. Teraz na początku powinny znaleźć się R-04 z kwotą 310 zł i R-01 z kwotą 240 zł. Wzorzec z drugiego arkusza dotyczy pierwszej próby — nie zmieni się sam. Żeby odtworzyć początkową kolejność ćwiczenia, posortuj cały zakres według ID od A do Z.
Nie zostawiaj sąsiednich kolumn poza zaznaczeniem
Jeśli Excel pyta, czy rozszerzyć zaznaczony obszar, zatrzymaj się i sprawdź zakres. Dla kolumn należących do tego samego rejestru rozszerz zaznaczenie. Opcja pozostawienia tylko bieżącej kolumny nie pasuje do naszego przykładu. Gdy powiązane dane oddziela pusta kolumna, zaznacz cały właściwy prostokąt ręcznie zamiast zakładać, że program go rozpoznał.
Po przypadkowym przestawieniu jednej kolumny od razu użyj Cofnij i sprawdź efekt albo wróć do kopii. Nie próbuj odtwarzać przypisania kwot do osób na podstawie tego, co wydaje się prawdopodobne. W osobnym poradniku wyjaśniamy usuwanie duplikatów; sortowanie samo w sobie nie powinno usuwać żadnego rekordu.
Gdy liczby lub daty układają się dziwnie
Sprawdź, czy wartości rzeczywiście są liczbami, a nie tekstem, który je przypomina. Mieszane typy danych mogą dawać zaskakującą kolejność. Sam wygląd komórki i dopisanie „zł” nie potwierdzają jej typu. Microsoft opisuje różnicę między liczbami a liczbami przechowywanymi jako tekst. Jeśli kwoty po imporcie są tekstem, przekonwertuj je na liczby i dopiero ponów sortowanie. Sama zmiana formatu wyświetlania może nie wystarczyć.
Podobnie daty powinny być rzeczywistymi datami Excela. Dla danych importowanych sprawdź również spacje na początku nazw. Gdy kilka informacji trafiło do jednej komórki, najpierw rozdziel tekst na osobne kolumny. Nie sortuj po całym zapisie, jeśli zależy Ci tylko na jednym jego fragmencie.
Przy długiej tabeli możesz dodatkowo zablokować nagłówki podczas przewijania. Blokada okienek pomaga czytać dane, ale nie zabezpiecza powiązań między kolumnami. O tym decyduje poprawny zakres sortowania.
Jeżeli potrzebujesz pokazać tylko część listy, a nie przestawić jej kolejność, zastosuj filtrowanie w Excelu według dwóch warunków. Pozostałe rekordy pozostaną w pliku i wrócą po wyczyszczeniu filtra.
Po uporządkowaniu wierszy możesz nadal mieć różne zestawy identyfikatorów w dwóch plikach. Porównanie dwóch list w Excelu pokazuje, co zniknęło, co doszło i kiedy powtórzenie maskuje różnicę.
Źródła i materiały pomocnicze
- Microsoft — Sortowanie danych w zakresie lub tabeli. Kryteria, nagłówki, wiele poziomów i granice sortowanego zakresu.
- Microsoft — Szybki start sortowania danych. Podstawowe polecenia i kierunki sortowania.
- Microsoft — Formatowanie liczb jako tekstu. Typ danych a kolejność wartości.
Przykład i plik ćwiczeniowy opracowano na fikcyjnych danych. Ilustracja otwierająca jest wygenerowana. Podglądy pokazują zawartość arkuszy, a nie interfejs ani wykonanie poleceń w natywnym Excelu.
