Żeby skrócić tekst bez utraty sensu, najpierw zaznacz informacje, których nie wolno usunąć. Dopiero potem tnij powtórzenia, rozbudowane zwroty i zdania, które niczego nie zmieniają. Na końcu sprawdź, czy czytelnik nadal wie, co ma zrobić, kiedy i pod jakim warunkiem.
To ważniejsze niż liczba skreślonych słów. Wiadomość „Potwierdź udział do czwartku” jest krótka, ale może być gorsza od dłuższej wersji: nie podaje godziny, sposobu odpowiedzi ani wyjątku dla osób, które już odpisały. Zwięzłość ma oszczędzać czytelnikowi pracy, a nie przerzucać na niego odgadywanie szczegółów.
Najpierw ustal, co musi zostać
Pracuj na kopii tekstu. Przed pierwszym skreśleniem wypisz fakty, warunki i oczekiwane działanie. W komunikacie o warsztatach będą to odbiorca, temat spotkania, kanał potwierdzenia, termin i wyjątek. W opisie wyników równie ważne mogą być grupa, liczba obserwacji i ograniczenie wniosku. „Nie stwierdzono różnicy” nie znaczy tego samego co „nie ma różnicy”.
Nie zaczynaj od polecenia „obetnij połowę”. Jeśli tekst ma zmieścić się w konkretnym limicie, zaznacz go, ale oddziel cel długości od granic znaczenia. Gdy oba wymagania nie dają się pogodzić, trzeba zmienić zakres lub miejsce publikacji, nie ukrywać ważnego warunku. Ustalenie celu przed pisaniem omawiamy też w poradniku o briefie do tekstu.
Trzy wersje tego samego komunikatu
Oto fikcyjna wiadomość pracowni organizującej warsztaty. Pierwsza wersja jest rozwlekła, druga zbyt mocno skrócona, trzecia zachowuje potrzebne informacje.
Przed redakcją
Uprzejmie informujemy, że osoby, które zamierzają wziąć udział w sobotnich warsztatach w pracowni, proszone są o dokonanie potwierdzenia swojego uczestnictwa poprzez udzielenie odpowiedzi na tę wiadomość najpóźniej do czwartku do godziny 16. Osoby, które dokonały już potwierdzenia, nie muszą przesyłać go ponownie.
Krócej, ale z brakami
Potwierdź udział w warsztatach do czwartku.
Zniknęły sobota, pracownia, godzina, kanał odpowiedzi i wyjątek. Osoba, która już potwierdziła udział, może odpisać ponownie. Ktoś inny uzna, że wystarczy zgłosić się wieczorem. To nie tylko zmiana stylu — skrót zmienia zasady.
Wersja do wysłania
Chcesz wziąć udział w sobotnich warsztatach w pracowni? Potwierdź udział, odpowiadając na tę wiadomość do czwartku do godziny 16. Jeśli już potwierdziłeś udział, nie musisz odpowiadać ponownie.
Usunęliśmy zapowiedź informowania i rozbudowane określenia czynności. Zostały warunki. W prawdziwej wiadomości warto dodać datę, jeśli „czwartek” mógłby oznaczać różne dni. Takie doprecyzowanie wydłuży zapis, lecz poprawi jego użyteczność.
Usuń opakowanie, nie informację
Najpierw szukaj długich zwrotów nazywających prostą czynność. „Dokonać potwierdzenia” można zastąpić „potwierdzić”, a „udzielić odpowiedzi” — „odpowiedzieć”. W powyższej wiadomości zamiast „osoby proszone są” zwracamy się wprost do odbiorcy. Taki kierunek zaleca również Ministerstwo Cyfryzacji w zasadach prostego języka: formy osobowe i czasowniki zamiast nadmiaru strony biernej i rzeczowników odczasownikowych.
Potem sprawdź powtórzenia. Jeśli dwa sąsiednie zdania przekazują ten sam fakt, połącz je lub usuń jedno. Wyrażenie „całkowicie zakończony” zwykle da się skrócić do „zakończony”. Materiał Purdue OWL o zwięzłym pisaniu wskazuje zbędne dopowiedzenia i powtarzanie znaczenia jako miejsca do redakcji.
Nie stosuj jednak automatycznej listy zakazanych słów. „Tylko”, „nie”, „jeśli”, „może” czy „w tej grupie” bywają najważniejszą częścią zdania. „Zmiana jest możliwa, jeśli termin jest wolny” nie uprawnia do skrótu „Zmienimy termin”. Podobnie powtórzona nazwa dokumentu może być czytelniejsza niż zaimek „go”, gdy w poprzednim zdaniu pojawiają się trzy pliki.
Zrób test dwóch odbiorców
Wróć do wiadomości o warsztatach. Wyobraź sobie osobę, która jeszcze nie odpowiedziała. Czy nowa wersja podaje sposób potwierdzenia i dokładny termin? Teraz przeczytaj tekst jako osoba, która już zgłosiła udział. Czy wie, że nie musi robić tego drugi raz?
To prosta kontrola spójności, nie dowód, że każdy odbiorca zrozumie komunikat. Jeśli możesz, pokaż tekst osobie nieznającej sprawy i poproś ją o opisanie następnego kroku. Nie pytaj jedynie „czy jasne?”. Odpowiedź ujawni więcej niż potwierdzenie. Przy dłuższej procedurze osobno sprawdź kolejność czynności, jak w poradniku pisania instrukcji krok po kroku.
Próba na własną rękę
Skróć drugi komunikat i porównaj sens
W pliku TXT znajdziesz wszystkie trzy wersje, warunki do zachowania oraz drugie ćwiczenie o zmianie terminu konsultacji. Najpierw napisz własny skrót, potem zajrzyj do przykładowej odpowiedzi. Bez konta, makr i prywatnych danych.
Kiedy nie skracać dalej
Zatrzymaj redakcję, gdy następne cięcie usuwa warunek, zaciera wykonawcę albo zmusza czytelnika do cofania się. Czasem lepiej podzielić długi akapit na dwa niż usuwać potrzebne zdanie. W tekście specjalistycznym krótki termin nie zawsze zastąpi dłuższe, precyzyjne określenie.
Odróżniaj też skracanie własnego komunikatu od parafrazowania cudzej wypowiedzi. Przy cudzej myśli nadal trzeba zachować znaczenie i właściwe odwołanie. Z kolei streszczenie pracy wybiera najważniejsze informacje z całego dokumentu. Tutaj nie zmieniamy zadania tekstu — usuwamy zbędny wysiłek potrzebny do jego przeczytania.
Porządkowanie znaków nie wymaga skracania treści. Jeśli problemem są przypadkowe odstępy, użyj instrukcji usuwania podwójnych spacji w Wordzie; próba pokazuje także, czego nie należy usuwać razem z nimi.
Jeśli skrót ma spełnić konkretny limit, sprawdź jak policzyć znaki ze spacjami w zaznaczonym fragmencie. Liczba słów i liczba znaków odpowiadają na różne pytania.
Źródła i sposób sprawdzenia przykładów
Przykłady i ćwiczenie są autorskie, a sytuacje fikcyjne. Porównano zachowanie informacji i warunków w wersjach tekstu oraz zgodność podglądu z TXT. Nie przeprowadzono badania z czytelnikami ani demonstracji w Wordzie. Ilustrację otwierającą wygenerowano, podgląd porównania wyrenderowano z tekstu.
