Pisanie maila do wykładowcy to sztuka, którą warto opanować, by ułatwić sobie studenckie życie. Wykładowcy to profesjonaliści, którzy codziennie otrzymują dziesiątki wiadomości. Ważne jest, aby Twój mail wyróżniał się formalnością, precyzją oraz uprzejmością. W tym artykule dowiesz się, jak napisać poprawny mail, kiedy warto go wysyłać, a kiedy unikać, by nawiązać efektywną komunikację akademicką.
Kiedy warto napisać maila do wykładowcy?
Nie każde pytanie wymaga kontaktu mailowego. Przed napisaniem wiadomości warto upewnić się, że dany problem rzeczywiście wymaga interwencji wykładowcy. W przypadku drobnych problemów warto najpierw sprawdzić, czy odpowiedzi nie znajdziesz w dostępnych materiałach kursowych lub regulaminie uczelni.
Kiedy warto napisać:
- wyjaśnienia związane z materiałem – jeśli na zajęciach lub w literaturze pojawiły się zagadnienia, które są niejasne, warto zapytać wykładowcę o dodatkowe wyjaśnienia. Zadbaj o to, by pytanie było konkretne,
- prośba o konsultację – gdy potrzebujesz spotkać się z wykładowcą, np. w sprawie pracy dyplomowej, najlepiej umówić się za pomocą maila. Wykładowcy rzadko mają czas na nieplanowane rozmowy.
- prośba o przedłużenie terminu – w wyjątkowych sytuacjach, takich jak choroba, warto poinformować wykładowcę o swojej sytuacji i poprosić o przedłużenie terminu oddania pracy lub wykonania zadania,
- sprawy formalne – jeśli masz pytania dotyczące zapisów na przedmiot, oceny, czy obecności na zajęciach, mail będzie dobrym środkiem komunikacji.
Kiedy unikać pisania maila:
- pytania o wyniki egzaminów – często wykładowcy informują o terminach ogłoszenia wyników, a jeśli nie, warto poczekać. Nie warto wysyłać przypominających maili z pytaniem „Kiedy będą wyniki?”,
- brak przygotowania – jeśli problem wynika z braku obecności na zajęciach lub nieprzeczytania materiałów, warto spróbować nadrobić zaległości samodzielnie, zanim napiszesz maila,
- sprawy oczywiste – pytania o rzeczy, które są dostępne w syllabusie, regulaminie uczelni lub na platformach e-learningowych, mogą sprawić, że Twoje zaangażowanie zostanie źle odebrane.
Jak zacząć maila do wykładowcy?
Zwrot grzecznościowy to bardzo ważny element korespondencji. W Polsce najczęściej zaczynamy od „Szanowny Panie Profesorze” lub „Szanowna Pani Doktor”. Należy pamiętać, aby zawsze używać odpowiednich tytułów naukowych, jeśli je znamy. Jeśli masz wątpliwości, czy dana osoba posiada tytuł profesora, lepiej użyć bardziej uniwersalnych form: „Szanowna Pani” lub „Szanowny Panie”.
Należy unikać nieformalnych form grzecznościowych, takich jak „Cześć”, chyba że wykładowca wyraźnie zasugerował, że taki styl komunikacji jest akceptowalny.
Jak sformułować temat wiadomości?
Temat wiadomości to element, który decyduje o tym, jak szybko wykładowca zdecyduje się odpowiedzieć na Twojego maila. Powinien być krótki, rzeczowy i precyzyjny. Nie warto pisać tematów w stylu „Problem” lub „Pytanie”, ponieważ są zbyt ogólne.
Oto kilka przykładów poprawnych tematów:
- „Prośba o wyjaśnienia dotyczące materiału z wykładu z dnia 10.05.2024”,
- „Prośba o konsultację dotyczącą pracy magisterskiej”,
- „Zapytanie o zaliczenie przedmiotu XYZ”.
Jak napisać treść maila do wykładowcy?
Treść wiadomości powinna być zwięzła i precyzyjna. Unikaj rozbudowanych, chaotycznych zdań. Każdy punkt powinien być wyrażony jasno i bez zbędnych szczegółów.
Przykładowa struktura maila:
- Zwrot grzecznościowy – zawsze zaczynaj od formy grzecznościowej, np. „Szanowny Panie Profesorze,”.
- Krótki wstęp – napisz, kim jesteś i na którym roku studiów jesteś (np. „Nazywam się Anna Kowalska, jestem studentką II roku filologii polskiej”).
- Opis problemu lub pytania – przejdź do sedna sprawy. Opisz, czego dotyczy Twój problem lub pytanie. Staraj się być konkretny. Jeśli pytasz o materiał, podaj datę zajęć i numer wykładu.
- Prośba o odpowiedź lub konsultację – napisz, czego oczekujesz od wykładowcy: wyjaśnień, spotkania, dodatkowych materiałów itp.
- Podziękowanie – na koniec zawsze warto podziękować wykładowcy za czas, który poświęcił na przeczytanie Twojego maila.
Przykład:
Szanowny Panie Profesorze,
Nazywam się Anna Kowalska, jestem studentką II roku filologii polskiej. Chciałabym poprosić o dodatkowe wyjaśnienia dotyczące zagadnień omawianych na wykładzie z dnia 10.05.2023. Mam pewne wątpliwości co do interpretacji tekstu XYZ i byłabym bardzo wdzięczna za wskazówki, które pomogłyby mi w lepszym zrozumieniu tematu.
Z góry dziękuję za poświęcony czas.
Z wyrazami szacunku,
Anna Kowalska, nr indeksu 123456
Czego unikać w mailu do wykładowcy?
Pisanie formalnych wiadomości wymaga stosowania pewnych zasad. Oto najważniejsze rzeczy, których warto unikać:
- potoczny język i skróty – pisz pełnymi zdaniami i unikaj słów, takich jak „hejka”, „czemu” czy „sorka”,
- brak szacunku – nawet jeśli masz trudności w komunikacji, zawsze staraj się być uprzejmy i wyrażać się z szacunkiem,
- zbyt duża ilość szczegółów – nie pisz długich, rozbudowanych wiadomości, które mogą zniechęcić wykładowcę do odpowiedzi.
